【メールはオワコン】企業がチャットツールを導入すべき理由

どうも！dotCです

事業の必須ツールといえば『メール』

取引先への連絡やメーカーへの問い合わせなどビジネスでは必須ツールですよね

そんなメールですが社内でのコミュニケーションでも使っていませんか？

ハッキリ言います

社内でのコミュニケーションにメールを使うのはもはや時代遅れ

新時代のコミュニケーションは『チャット』です

チャットツールのメリット

まずはチャットツールを使うメリットについて

最大のメリットや『メールで不便だったことがチャットだと楽になる』ことです

メールとチャットツールの大きな違いはこちら

 簡単に解説していきますね

1.グループでの共有のしやすさ

メールってグループでの予定のすり合わせとかに不便ですよね

理由は『一方通行なコミュニケーション』になりがちだからです

例えばA・B・Cのメンバーで打ち合わせの日程を決める場合

こんなことがあなたの会社でありませんか？

あ〜あるある！と思った方！

これこそが『一方通行なコミュニケーション』です

対してチャットはというと『LINE』をイメージしてもらうとわかりやすいですよね

グループチャットを利用するだけでメールに比べて圧倒的なスピード感で予定を組むことが可能です

もちろんこのレスポンス・共有のしやすさはテレワーク時の意思共有にも役立ちます

他にもPDFなどのデータも送ったあとに間違いに気付けば、削除して正しいデータを再アップロードすることも可能です

メールの場合は送ったあとに消すことができないので何度も同じようなデータを送ると、どれが最新版かわからなくなるデメリットもあります

2.気軽さ

メールは余計な文章も多くなりがち

これに対してチャットツールはいきなり本題から入りやすいので冒頭の挨拶文は不要です

またチャットツールの場合は事前にわかっている相手や社内の人間とのコミュニケーションに使うので自己紹介などしなくても、名前が表示されます

それこそ『LINE』などをイメージして貰えばわかるように『締めの言葉』も不要ですよね

つまりメール→チャットに切り替えるだけで、打ち込みの文量を減らすことができるので時短につながり、尚且つメールほど重たい感じがしないので気軽なコミュニケーションが可能になります

またチャットツールには絵文字やスタンプなどを搭載しています(LINEと同じイメージ)

この絵文字やスタンプを使うことでさらに気軽なコミュニケーションを図り、感情を伝えやすかったり文章の打ち込みすら必要なくなります

チャットツールの選び方

チャットツールって山ほどあってどれを選べば良いのかわかりませんよね

これ以外にもチャットツール はたくさんあります

これだけあっては選ぶのも一苦労、、、

ですがチャットツールの選ぶ時のポイントはずばり4つです

上記の通りです

特に資料共有のしやすさは重要です

チャットツールの中で資料を共有し、編集などできるチャットツールだと社内サーバー代わりにもなりますし、情報共有のレスポンスも高まります

他にもチャットツールにビデオ会議システムも付帯するものもあります

今後テレワークの活用などをお考えの方はチャットツールとビデオ会議システムを一本化しておくと効率的で社内運用もしやすくなるのでおすすめです

オススメのチャットツール

上記で選び方を解説してきましたが『結局なにがおすすめなの？』そんな声が聞こえてきそうです

dotCがオススメするチャットツールは『Microsoft Teams』です

誰もが使っているWindowsでおなじみのマイクロソフトの出しているチャットツール が『Teams』です

『Temas』の特徴はこちら

チャットツールとしての優秀さもさることながら、ビデオ会議システムやゲスト機能で社外の人とのやりとりにも使えるのが便利

また同じマイクロソフト製品のWord・Excelなどの親和性も高いので、複数人でファイルを編集するのに適しています

そして安いので気軽に導入できるのも嬉しいところ

弊社dotCでは『Temas』の販売・設定・運用支援も行っております

チャットツールの導入は『運用』が一番重要なポイントになります

弊社では販売して『はいっ終わり！』ではなく、御社の効率化・生産性の向上につながるように運用面から支援していきます

ご興味を持っていただけた方は是非お問い合わせください。

どうも、dotCでした