【クラウドが神】まだ社内サーバー使ってるの？
どうも！dotcです
会社では色々なシステムが動いていますよね
販売管理ソフト・基幹ソフト・メールサーバー・ADサーバー・プロキシサーバーなどなど
特にどの企業でも必要とされているのが『共有フォルダ』
つまり『ファイルサーバー』です
会社でも共有フォルダはファイルサーバーにいれて運用してるけど社外から見れないのが不便なんだよね
こんな方にオススメなのが『クラウドストレージ』です
共有フォルダをクラウドストレージに入れることで社外からでも、共有フォルダにアクセスができるようになるため出張やテレワーク時にも社内と同じように仕事することができます
でもクラウドサーバーってデータが消えないか不安だし、運用方法も難しいんじゃない？
この記事では『共有フォルダ』を『クラウドストレージ』に移転するメリットを解説していきます
先に言っておくと自前でサーバーを置いているよりも安全で管理が楽、そしてコストも安いのがクラウドストレージサーバーですよ
手っ取り早くおすすめのクラウドサーバーを知りたい人は下記ボタンをどうぞ！
クラウドストレージのメリット
ファイルサーバー(データ)をクラウドストレージに移すことでこんなメリットがあります
- どこからでも仕事のデータにアクセス・編集ができる
- データのバックアップが自動で行われる
- サーバーの管理・運用が不要
- 常に最新バージョン
- 要領の拡張性
- リスク回避
どこからでも仕事のデータにアクセス・編集ができる
会社内にあるサーバーやパソコンの中にあるデータとは違い、データの本体がクラウド上にあるので、どこからでも・どんな端末からでもアクセスできます。
もちろんアクセスできるだけではなく、編集もできるのでWordでもExcelでもPowerPointでも編集可能です
しかもクラウドストレージによってはWordやExcelなどの同時編集にも対応しています
同時にファイルを編集できるので複数人でのWordやExcelなどのファイルの操作に便利です
データのバックアップが自動で行われる
パソコンのデータや会社のサーバーなど急なデータの破損に備えてバックアップが必要です
ですがたまにバックアップを取り忘れてたり、自動化してたはずが機器が壊れて取れていなかったりする場合も。。。
多くのクラウドストレージサーバーではこのデータのバックアップが自動で行います
また日本中、はては世界中のサーバーと自動的に同期することで万が一の場合も99.99%の確率でデータの消失を防ぎます
データは会社の資産！無くならない仕組みは最高です
サーバーの管理・運用が不要
社内サーバーを運用する時に必要になるのが管理です
ただ専門的な知識や経験を求められる上に、自前で管理しているとトラブルが発生で急に使えなくなることも。。。
クラウドストレージではそんな面倒でリスクの高いサーバーの管理や運用も不要になります
しかも簡単な操作でユーザーでメールでは送れない大きな容量のデータも、取引先の人をゲスト招待して同じクラウドストレージの資料にアクセスさせることも可能です
常に最新バージョン
パソコンもサーバーもウィルスの侵入などによるデータの破損や流出から守るためにはセキュリティを強固にする必要があります
そして最も簡単にできるセキュリティ対策は『常に最新バージョンを保つこと』です
しかし普段つかっているパソコンやサーバーを常に最新バージョンに保つのはなかなか大変
しかしクラウドストレージなら自動的に常に最新バージョンが維持されます
そのため自社でバージョンアップやメンテナンスを行う必要もなくなるので管理が簡単になり、いつでも最新バージョンでクラウドストレージを使うことが可能なんだよ
要領の拡張性
当初予定していたよりもデータが増えてこれ以上サーバーにデータを入れれない、、、
こんな時にサーバーの場合だと、丸ごと入れ替えるか、別の大容量のHDDを接続する必要があります
しかし単純に今のストレージが増えるわけではなく、別のドライブが出来上がるのでパソコンに慣れていない人はどこにデータを保管したのかわからなくなってしまう可能性も、、、
クラウドストレージでは追加料金を支払うことで今使用しているストレージの容量をそのまま拡張することが可能
また一例ですが、マイクロソフトの提供するoffice365のOneDrive・SharePointであれば、一番ミニマムなプランでもなんと『1TB』のストレージを使うことが可能です
大容量のストレージを低価格で利用できて、しかもクラウドだからどこからでもアクセスできて最高！
リスク回避
必要なデータを消しちゃった
編集する前のデータってバックアップされていないの？
自然災害の時にデータが消えないか心配
誰がアクセスし、編集したのかわかる？
サーバーを使っているとこんな悩みや疑問を持つこともあるかと思います
多くのクラウドストレージでは自動バックアップに対応していますし、データの変更履歴なんかも保存しています
だから組織の誰が、何時に、どのように編集したかも後から確認することもできる
しかも変更する前のバージョンも『自動で』保管しています
マイクロソフトのOneDriveなら最大500回分の変更履歴を後から確認・データのダウンロード可能です
BCP(災害)対策はもちろん、人的ミスなどのデータの消滅リスクにも備えているのは嬉しいところですね
おすすめのクラウドストレージサーバー
クラウドストレージサーバーのメリットについてまとめてきました
最後に企業で使えるクラウドストレージサーバーを紹介します
- OneDrive・SharePoint(マイクロソフト)
- DropBox(ドロップボックス)
- Box(ボックス)
- GoogleDriveBusiness(グーグル)
この中でも特にオススメなのはマイクロソフトのOneDrive・SharePoint
もしくはDropBoxです
理由はクラウドストレージなのにまるでパソコンの中のローカルデータのように扱えるので、パソコンが苦手な方でも安心して、今までの環境と大きく変えることなくクラウドストレージを使用できます
ちなみに価格もマイクロソフトのOneDrive・SharePointはぶっちぎりに安いんだよ
クラウドストレージもただ導入するのではなく、企業内で運用ルールを定め、必要な機能を見極めることが重要です
クラウドストレージの持つ機能で、業務の非効率を無くし、生産性を伸ばすことも可能です
弊社dotCでは導入時の課題『運用ルール』も御社の希望にそって策定をお手伝いさせていただきます
適切な運用ルールを定め、クラウドストレージを活用することで仕事の生産性は向上させましょう
ご興味を持っていただけたかたはお問い合わせいただければ幸いです
どうも、dotCでした
