【ポイントは3つ】テレワークの導入時に企業がすべきこと

どうも！dotCです

新型コロナウィルスの影響で小・中学校の臨時休校、イベントの中止など多くの場所で影響が出ています

また経済面でも大きなマイナス影響は深刻です

そこでいま注目されているのがテレワーク

ビデオ会議システムのプラットフォームとして世界最大級の1つ『ZOOM』を運営する『Zoom Video Communications』は先日の決算によると通期で売上高88%増と大きな伸びを見せました

売上増加の大きな要因の1つが高まり続けるテレワーク需要です

いま多くの企業から熱視線を向けられるテレワークですが中途半端に導入すると必ず失敗します

そこでこの記事ではテレワークを導入する時の3つのポイントを紹介します

どんなテレワークの導入につまづくのは大体この3つがポイントになることが多いです

テレワーク導入のポイント3つ

テレワークを導入する時のポイントを3つ解説していきます

上記のとおり

どんな良いシステムでも運用ルールが伴わなければ『宝の持ち腐れ』になりますし、評価基準も業務内容に合わせて変えていかないと社員のモチベーションが低下する可能性もあります

順番に解説していきます

システムの選定

まず最初にすべきことは『システムの選定』です

システム選定の時に重要なのは『導入したシステムで何をするしたいか』ですね

一例がこちら

テレワークと一言でいっても、会議がしたいのか、遠隔で営業がしたいのか、はたまた新入社員の教育ツールとして使いたいのかによって必要になる機能は様々

例えば会議・打ち合わせでもいろいろなパターンがあります

対面で会話だけできれば良いのであれば、難しい機能は不要なので音声と画質の良いシステムを活用すれば良いですし、プレゼンみたいに資料を見せながら説明したいのであれば、資料共有機能は必要

また対面での会議のように資料に修正を加えたり、ホワイトボードを使ってコミュニケーションがとりたいのであれば、双方向に資料を修正できる機能が必要になります

テレワークに必要なシステムについては別の記事でまとめているのでよろしければご覧ください

運用ルール決め

次に必要になるのが『運用ルール』です

どんな良いシステムも適切に運用できなければ『宝の持ち腐れ』

こちらも一つの例ですが、対面での会議の場合こんな状況はよくありませんか？

対面の会議とテレビ会議で決定的に違うのは『空間』という概念がないこと

つまり横の人と個別に話したり、手元にレジメが配られるわけではありません

そのため特定の人と会話するときは『個別チャット』

個別で資料を確認する場合は会議システムに表示されている画面とは別に資料を用意する必要があります

他にも大人数で会議・打ち合わせしているときには一斉に話はじめると誰が話しているのかわかりませんし、多数決をとりたいときも全体を把握しにくい

こんなときには『挙手機能』のあるシステムが便利ですね

他にもテレワークでは『出勤時に会議システムを入室状態にする』とか『数時間に1回は報告を入れる』とか『朝一番で本日のタスクを入力する』などの見える化も重要です

事前に自社の業務内容にあった運用ルールを決めておかないと『テレビ会議システムで連絡しているのに返事が無い！』なんてことになったり、『誰かがデータを編集してて操作できない』なんてことにもなりかねません

円滑に業務が進むように運用ルールは事前にバシッと定めておきましょう！

評価基準の変更

テレワークを導入したときは今までの評価基準では正しい評価を行うことができません

というのは業務をしている『姿』が見えるわけではないので『労働時間』を視覚的に把握するのは困難です(システム的に把握することも可能ですが)

つまり『労働時間』＝『価値』という判断基準では評価しずらくなるのです

従来の働き方の上での評価基準を元にテレワークを導入するとこんな悪循環がうまれやすいです

適切な評価基準と運用ルールをもつことで、お互いが気持ちよく働き、正しく評価されないことに対する不信感を発生させないようにするのは極めて重要です

テレワーク導入ポイントまとめ

テレワーク導入時に企業のすべきことを3つのポイントにまとめました

システムだけ導入しても宝の持ち腐れになりますし、運用ルールまで決めても評価基準があいまいだと社内不和につながるリスクを抱えることになります

テレワーク導入時はすべてのポイントを満遍なく押さえていきましょう

弊社dotCではテレワークの導入におけるシステム選定や運用ルール決めの支援も行っています

こんな方も気軽にお問い合わせください

御社に必要なテレワークシステムや仕組みを一緒に構築していきましょう

どうも、dotCでした